Hola a todos, muchas gracias por continuar con la secuencia de nuestro blog “Hagamos obras ideales”, y si es tu primera visita, te recomiendo ver: ¿Cuándo hacer un contrato de obra?, ¿Cómo seleccionar un contratista de obra? o la secuencia de blogs “Quiero ser constructor de edificaciones” y "Quiero ser enajenador de vivienda",
En esta oportunidad nos referiremos a los criterios que deberías tener en cuenta al momento de escoger un contratista de obra, de varios que debes tener invitados a cotizar, pero desde el punto de vista de valoración del perfil del proponente y de la propuesta misma, pues del cumplimiento de los requerimientos para efectuar la cotización, depende el éxito en la entrega de la obra que deseas construir y liquidación tranquila del contrato respectivo.
Hagamos obras ideales: tips para valorar la propuesta de un contratista de obra
Para iniciar, no debes perder de vista el objetivo de la labor que vas a realizar, es la contratación de la obra de construcción de tus sueños, que cumple con tus necesidades, gustos en estilo de construcción y materiales, expectativas, visión de corto y largo plazo y a un presupuesto previamente estimado, es por eso que debes prever en las propuestas: el valor total de obra con control de sobrecostos, cronogramas y tiempos de ejecución, calidad e idoneidad de la edificación y que no tenga defectos en su fabricación.
Como lo mencione anteriormente, el punto de análisis inicia con el recibo de la propuesta de todos los interesados a cotizar (no olvides ver la publicación (Cómo seleccionar un contratista de obra), y por ende es el primer punto a tener en cuenta, pues se puede validar cumplimiento del proponente con el simple hecho de recibirla en la fecha de entrega estipulada, aportando mucha certeza en la seriedad y respeto por los términos y tiempos programados.
Lo siguiente es verificar la forma de entregar la oferta y si se encuentra dentro de los causales de rechazo de la oferta. Sugerencia: No tires a la basura las ofertas rechazadas, porque puedes encontrar en estos proponentes fortalezas que te pueden ser útiles si decides realizar subcontrataciones especializadas, o si dentro de los proponentes validados, alguno que te guste, no cumple con la totalidad de tus condiciones contractuales y como solución, puedas recomendar un convenio de colaboración y aportes tipo cuentas en participación o convenios de cooperación tipo unión temporal o consorcio.
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Perfil comercial: Para personas jurídicas, tener Certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición de 30 días, vigencia del registro mercantil, Identificación por Nombre, Registro Único Tributario, si quien firma la propuesta es el representante legal o alguna persona autorizada para este fin, actividad comercial en concordancia con el objeto del contrato, Certificado de pago de seguridad social y parafiscales de sus empleados, visita si existe la empresa en la dirección de notificación judicial, llame al teléfono reportado y envíele un correo electrónico de prueba.
Para personas naturales, cédula de ciudadanía, matricula profesional, Certificado de pago de parafiscales y seguridad social de sus empleados, visita si existe la persona en la dirección de notificación judicial, llame al teléfono reportado y envíele un correo electrónico de prueba.
Verificar si el proponente no ha tenido sanciones de la COPNIA y CPNAA, o sancionado administrativamente por la SIC, multado por las Autoridades Municipales o condenado por un juez en procesos de responsabilidad civil, laboral, o comercial, por lo que tiene embargado el establecimiento comercial, las cuentas bancarias o el registro mercantil.
Visibilidad de la empresa: Conocer al contratista de acuerdo a lo establecido en su página web, cuenta de Facebook, twitter, Instagram, y contrastarlo con lo ofertado en la propuesta.
Visita a la obra: Este es un punto excepcional de valoración, pues no conozco el primer presupuesto acercado a la realidad, sin conocer el sitio de trabajo. De aquí pueden resultar por parte de los oferentes, consideraciones y sugerencias al proyecto, resultar ítems y otros adicionales que sólo pueden evidenciar los expertos en ejecución de obra.
Validez de la oferta: El proponente con experiencia proyecta su presupuesto de acuerdo con su programación de ejecución, e informa cuanto tiempo considera prudente esperar una respuesta del contratante. Lo anterior porque al momento de hacer su análisis presupuestal, tiene en cuenta cambios en las valoraciones de los insumos, mano de obra y demás, por cuenta de variaciones del mercado como por ejemplo las directas provenientes de cambios de año y reformas tributarias.
Aspectos fundamentales que te distinguen de la competencia: Aquí puedes encontrar las fortalezas del proponente y su sinceridad frente a su desempeño. Aunque es una autovaloración, quien puede hablar mejor de sus cualidades, sino el que conoce las debilidades de la competencia.
Con qué materiales comúnmente trabaja: El conocimiento de los materiales comunes en la región, ordena el cumplimiento normativo, calidad e idoneidad para las construcciones y la optimización de los recursos al momento de elaborar el presupuesto detallado. Además puedes conocer si el contratista utiliza insumos de primera o segunda mano, de acuerdo a las marcas mencionadas en este apartado.
Garantías: Son parte de la propuesta de valor del proponente, ya que son políticas propias de atención al cliente con respecto al trabajo ejecutado, aparte de que están establecidas en el Estatuto del Consumidor y la Ley de Vivienda Segura (no dejes de ver el vídeo: Quiero ser constructor de edificaciones ¿Qué puede exigir legalmente un cliente?). Una empresa segura de su calidad, acompaña su propuesta con declaración de expedir una póliza que garantice la estabilidad de obra que por medio del contrato ejecute, sin tener que pedírsela en el listado de condiciones.
Equipo de obra propia disponible para la ejecución de los trabajos: Muchos contratistas invierten patrimonio en activos de esta índole, lo cual debe ser valorado con la posición mental de placer que les brinda su trabajo y el cuidado en el manejo de su imagen. Hay que abonarle al proponente que tiene herramienta y equipo de construcción su esfuerzo, pues disminuye sus gastos operacionales, pero es valioso para su selección, siempre y cuando garantice que los va a tener disponible para uso exclusivo de la obra y hasta su terminación.
Solvencia y Liquidez: Se refiere a la capacidad del proponente a responder patrimonial y económicamente por factores externos de la obra o cuando se está en la etapa de terminación y ya no hay flujo de caja proveniente del proyecto. Es fundamental comprobarlo antes de contratar con el proponente, pues de allí proyectarás los riesgos financieros a asumir con el contrato, así como la capacidad de responsabilizarse de multas, sanciones, demandas por incumplimiento propio o de sus trabajadores y subcontratistas y por ende la garantía real establecida en la ley. Debes saber que la información financiera de la empresa la puedes conseguir fácilmente en la Cámara de Comercio, DIAN y en algunas ocasiones en la Secretaría de Planeación de tu Municipio.
Seriedad en el trabajo: Puedes preguntar sobre responsabilidad y cumplimiento a proveedores, subcontratistas, empleados, otros clientes, también puedes ver su calificación y comentarios en internet. Una empresa segura de su seriedad, acompaña su propuesta con una póliza de seriedad, sin tener que pedírsela en el listado de condiciones.
Capacidad de Respuesta: Puedes preguntar a subcontratistas y otros clientes, sobre la forma de afrontar los problemas y la actitud en la atención de estos imprevistos e inconvenientes. Se podrán informar acerca de las ganas de asumirlos o las ganas de aprovecharse de la situación para cobrar erróneamente: obra no prevista, no contemplada o sobrecostos.
Rapidez: Está relacionado con la velocidad de reacción frente a los problemas, capacidad de adaptación, forma de replantear y ajustar el plan de acción a las necesidades de la obra, organización y reorganización de actividades en concurso con el objeto contractual.
Experiencia Técnica: Este capítulo se refiere a la cantidad de actuaciones en obras similares a las que propone contratar. La mayoría de los proponentes gusta de relacionar sus obras liquidadas en el Registro Único de Proponentes que administra la Cámara de Comercio, allí es muy fácil de verificar año de ejecución, valor, tipo de obra, contratante, pero se queda corta con informar el cumplimiento, cómo acometió la obra, cumplimiento de plazo de terminación y entrega, medios destinados, personal utilizado, nivel de subcontratación, proveeduría y la calidad e idoneidad de la obra ejecutada. Si tienes estas inquietudes, puedes preguntar en una entrevista personalizada, adicionando cómo realizó el presupuesto, cómo afrontará la obra, que puede mejorar a la planeación realizada y sí detecto errores, cómo se anticiparía a problemas comunes en la construcción, si tiene una actitud proactiva a los problemas de obra y si esta implementado algún sistema de innovación.
Administración de obra y Relaciones Interpersonales: Por otro lado puedes preguntar con otros clientes acerca de la experiencia con sus respectivas obras, lo que le dicen acerca del manejo de quejas y reclamos, lo que le cuentan de su profesionalidad y trato con los obreros, proveedores, subcontratistas, interventores, supervisores y autoridades municipales, el respeto por su actividad, es decir, la vigilancia y cumplimiento de los estudios, diseños y normas de construcción, forma de suministrar sus materiales, aseo en la obra, mantenimiento de medios auxiliares, dotaciones y pago de sus obligaciones laborales, parafiscales y de seguridad social, cumplimiento del plan de acción, organización documental, avance de obra y disposición para realizar cortes y evaluaciones de calidad de obra.
Presupuesto detallado de obra: Parto de la premisa que los ítems, unidad de medida y cantidades de obra, fueron previamente calculadas por el equipo de Planeación estratégica, por lo que todos los proponentes estarán en igualdad de condiciones en este punto. Lo especial de este modelo, es que cada proponente entregará el precio más ajustado (económico) a fin de generar interés en el contratante, pero esto no es necesariamente beneficioso para la obra. Una vez tengas los estimativo por cada ítem, los podrás comparar con los propios realizados por tus asesores.
Valor Total de la Obra: Este aspecto es crucial para efectuar un análisis cuantitativo de la obra, pero desde el punto de vista de los constructores. Es importante porque puedes identificar cuanto es el valor mínimo y máximo de la obra, permitiendo configurar escenarios: pesimistas, conservador y optimista, en la gestión de riesgos frente al proponente seleccionado. Lo ideal es que saques un promedio y asignes puntuaciones de acuerdo a lo lejos que estén los proponentes de esa media, por encima y por abajo. Una vez tengas los estimativo por cada proponente, los podrás comparar con los propios realizados por tus profesionales.
Tiempo de ejecución: Esta variable es crucial en la evaluación del conocimiento en las actividades de la obra e interés del proponente en realizarla, además que puedes controlar el flujo de caja dirigido al contratista, de acuerdo con el avance de la obra. Por esta razón debe estar respaldada con un cronograma de ejecución realizado con un Diagrama de Grant, Ruta Crítica o Similar.
Forma de Pago: Aquí el proponente expresará la forma en que se le debe dar flujo de caja a la obra, no a la empresa, para que pueda avanzar la obra de manera tranquila y eficiente, de acuerdo al cronograma proyectado y en cumplimiento del tiempo estimado de ejecución. Solo así se puede cumplir la premisa de un contrato, acto mediante el cual se confecciona una obra por contrata a cambio de una retribución o compensación económica.
Personal técnico y profesional que acompaña al proponente: Es importante aclarar si el proponente será quien administre profesionalmente la obra o utilizará terceros que cumplan con esta función. Hay que aclarar que todo el personal responsable en obra debe cumplir con las condiciones de idoneidad exigidas por la ley. Es prudente verificar la cantidad, profesión y función que desempeñaran en obra y cuál de ellos será el encargado de representarlo frente al dueño, el interventor y/o supervisor designado. Si es solo uno, la obra estará en sus manos, delicado.
Control de Riesgos, Seguridad Industrial, limpieza e Higiene, Vigilancia de obra, Bioseguridad: No debemos olvidar que una obra es como un manual, por lo que es importante que el proponente de una explicación general de cómo hará gestionará y controlará todos los factores internos y externos a los que se puede ver enfrentado durante el desarrollo de la obra. No entregar este documento es prácticamente informarle al contratante que no tiene políticas definidas y que en un futuro será solidario y debe prepararse para cualquier eventualidad de tipo laboral, de seguridad industrial, muerte accidental, de higiene, daños ecológicos y medioambientales, robos, infectados por virus, difícil supervisión por falta de personal para la limpieza y demás que rodean una obra. Una empresa con procesos implementados de gestión, acompaña su propuesta con una póliza de responsabilidad civil contractual y extracontractual, sin tener que pedírsela en el listado de condiciones.
Calidad: Una señal bien vista y aplicativa de las políticas de responsabilidad de un proponente es esperar una declaración bajo la gravedad de que tiene capacidad jurídica para contratar, que reúne las condiciones técnicas para obligarse a la ejecución de las obras objeto del contrato, que conoce y se hace responsable del cumplimiento de todos los permisos y licencias expedidas por la autoridad municipal, para la ejecución de la obra civil que por medio del contrato se construirá.
Observaciones: El proponente que quiere lo mejor para su cliente, informa a través de este medio, acerca de errores de presupuesto, mejoras en los diseños que optimicen el sistema, nuevos materiales e igual calidad, etc., para que se realicen los ajustes antes de presentar la oferta, si se consideran relevantes por parte del contratante.
Como pudieron darse cuenta, la elección de un contratista depende de la calidad de la información que ellos entreguen como interesados en contratar la obra. Puedes pedirle al Planeador estratégico que te acompañe en la selección del contratista, pues como tal es quien se puede aproximar de manera tangencial a todas las propuestas y evaluarlas objetivamente. Hay que tener en cuenta que los profesionales que prestan este tipo de servicios, están sometidos a las condiciones de inhabilidad expresadas en el código de ética de su profesión.
Es así como quedas enterado, de cómo puedes valorar la propuesta de un contratista de obra, que significa y para qué sirve cada uno de aspectos entregados a estudio y análisis de selección, entenderlos evitará que cometas errores al momento de escoger un ejecutor de obra (no olvides ver las publicaciones: ¿Cuándo hacer un contrato de obra? y Cómo seleccionar un contratista de obra), ¡No ignores estos consejos!
Te invitamos a conocer los criterios para supervisar un contratista, para eso continúa con nuestra siguiente publicación.
Recuerda que esta es una opinión personal sobre el tema, por lo que te invitamos a completarla, añadiendo más valor,
Sus amigos,
Equipo D.V. Construcciones S.A.S.